Warum ein PIM-System für die Digitalisierung so wichtig ist
Dies liegt zum einen an den Wünschen der Kunden, die vermehrt über das Internet bestellen. Zum anderen spielt auch die Globalisierung eine Rolle. In diesem Zusammenhang versprechen PIM-Systeme, den Überblick über Produkte und die dazugehörigen Informationen zu behalten. Ist ein PIM-System wirklich so hilfreich wie oftmals behauptet, oder ist es nur ein fünftes Rad am Wagen?
WOFÜR STEHT PIM UND WELCHES KONZEPT STECKT DAHINTER?
PIM ist die Abkürzung für Produktinformations-Management. Die Idee hinter einem solchen System ist, dass alle Informationen in einem neutralen, systemunabhängigen Format hinterlegt werden.
Gleichzeitig gibt es innerhalb eines Unternehmens oder Netzwerks nur einen zentralen Speicherort. Aus dieser einen Datenbank werden dann die verschiedenen Vertriebskanäle mit den Produktinformationen versorgt. Für ein Unternehmen sind die Produktinformationen der eigenen Waren sehr zentrale Daten. In diesem Zusammenhang sind Daten das neue Gold und ein PIM der Goldspeicher.
Durch ein PIM-System wird der Aufwand des Produktdatenmanagements deutlich verringert. In diesem Sinne überschneiden sich bei dem Produktinformations-Management zum Teil die Aufgaben mit dem Enterprise Content Management. Beim PIM jedoch geht es gezielt und ausschließlich um die Verwaltung von kaufmännischen Produktinformationen, also beispielsweise Waren, die von einem Unternehmen verkauft werden.
Mehrere Anbieter haben Lösungen am Markt platziert. Teilweise liefern diese individuell angepasste Systeme aus. Alternativ stehen multifunktionale PIM-Systeme zur Verfügung. Diese Standardsysteme bringen zahlreiche Funktionen mit. Sie werden nach Bedarf aktiviert und genutzt. Zu den Anbietern solcher Multisysteme gehören zum Beispiel IBM, SAP oder auch Pimcore. Die grundsätzliche Umsetzung ähnelt sich in den meisten Fällen. Es gibt eine zentrale Datenbank, in der alle Informationen abgelegt werden. Pimcore beispielsweise basiert auf PHP und MySQL-Datenbanken. Über APIs werden Verbindungen und Schnittstellen aufgebaut. Das PIM wird also mit allen Plattformen und Softwaresystemen, die bereits vorhanden sind und genutzt werden, verbunden. Auf diese Weise gelingt die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Somit lassen sich Produktinformationen sehr einfach importieren und auch exportieren.
WAS LEISTET EIN PIM-SYSTEM?
Die Hauptaufgabe eines PIM-Systems ist es, alle Informationen leicht zugänglich und zentral bereitzustellen. Dies sorgt in verschiedenen Szenarien für eine straffere und optimierte Organisation.
Ein Unternehmen, das Produkte online auf verschiedenen Plattformen anbietet, ist ein typisches Beispiel aus der Praxis. Zu einem modernen Internethändler gehören zwangsläufig unterschiedliche Vertriebswege. Anstatt die Produkte über die jeweiligen nativen Systeme einzeln einzugeben, werden alle Informationen im PIM-System gespeichert. Das Produktinformations-Management stellt wiederum Schnittstellen bereit, um diese Vertriebskanäle anzusprechen. So ist es möglich, Produkte und Informationen mithilfe eines PIMs in den eigenen Internetshop oder auch an Amazon zu übertragen. Es fungiert somit als ein System für alle Kanäle.
Ein PIM-System ermöglicht darüber hinaus eine kundenspezifische Ausrichtung der Angebote. Bestimmte Zielgruppen können direkt und mit individuellen Informationen angesprochen werden. Hierfür stellt ein solches System verschiedene Mechanismen bereit. Zum Beispiel muss das Warenangebot auf den verschiedenen Verkaufsplattformen nicht exakt gleich sein. Das zentrale System erlaubt es, bestimmte Waren nur auf einigen Kanälen anzubieten.
Auf diese Weise positioniert sich ein Unternehmen differenziert. Die Gründe hierfür können sehr vielfältig sein. Eventuell sind auf einer Plattform nur bestimmte Zielgruppen aktiv. Diese lassen sich mit einem individualisierten Angebot direkt ansprechen. Einige PIM-Systeme gehen auch über die reine Informationsverwaltung hinaus. Pimcore beispielsweise bringt Hilfsmittel mit, mit denen auch klassische Angebote in Läden oder Werbung in Printmedien verwaltet werden.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Anstatt dass mehrere Plattformen überwacht, editiert und kontrolliert werden müssen, erfolgen alle Modifizierungen nur einmal und zentral. Änderungen an Artikeln müssen nicht mühsam überall durchgeführt werden, sondern ebenfalls nur einmal. Außerdem lässt sich durch den zentralen Ansatz die Qualität der Daten steigern. Zeit, die vorher investiert wurde, um die Warenbeschreibungen aktuell zu halten, kann nun in die Verbesserung der Darstellung investiert werden.
PIM IN DER PRAXIS – WANN IST ES SINNVOLL?
Der Sinn eines Systems für das Produktinformations-Management steigt mit wachsender Anzahl von Vertriebskanälen, angebotenen Produkten und Zweigstellen. Jedoch gibt es auch weitere Faktoren, die beeinflussen, wie hilfreich ein PIM-System ist.
In bestimmten Branchen ist es notwendig, Produktdetails häufig zu aktualisieren. PIM-Systeme helfen, in einem solchen Fall, die Daten aktuell und synchron zu halten. Auch gibt es Situationen, in denen innerhalb eines Unternehmensnetzwerks Software- und Hardwarelösungen eingesetzt werden, die untereinander inkompatibel sind. Dies erschwert es deutlich, Produktinformationen aktuell und synchron zu halten. Ähnlich ist die Lage, wenn unterschiedliche, externe Vertriebswege genutzt werden. Amazon, eBay und ein eigener Webshop sind nur einige Beispiele für die vielen verschiedenen Plattformen. In allen diesen Konstellationen kann ein PIM-System als zentrale Datenbank und Schnittstelle dienen. Praktisch werden alle Plattformen mit einer Eingabe verwaltet.
Ein PIM-System kann außerdem für effektivere Arbeitsprozesse sorgen. Durch den zentralen Ansatz wird schneller auf Veränderungen reagiert. Gleichzeitig können neue Angebote oder Angebotsaktualisierungen ohne langwierige Prozesse ausgerollt werden. Dies gilt für alle Vertriebskanäle. Durch diese Möglichkeiten wird die Position eines Unternehmens am Markt gestärkt. Schneller zu sein als die Konkurrenz, macht in der schnelllebigen Zeit häufig den Unterschied aus.
Mit einem PIM-System ist außerdem die Erweiterung des Geschäftsbetriebs deutlich einfacher. Wird jede Verkaufsplattform direkt bedient, muss man sich erst mit allen Eigenheiten vertraut machen. Alle Angebote müssen umständlich einzeln eingetragen werden. Auch der Verwaltungsaufwand im laufenden Betrieb erhöht sich mit jeder neuen Plattform. Kommt ein PIM-System zum Einsatz, entfallen diese Aufgaben. Nachdem die Schnittstelle eingerichtet ist, stehen alle bereits vorhandenen Produkte und die dazugehörigen Informationen direkt zur Verfügung. Auf diese Weise ist eine Vergrößerung der Reichweite sehr schnell und einfach möglich.
Diese Möglichkeiten sind jedoch nicht nur auf den lokalen oder nationalen Markt beschränkt. Durch die Globalisierung und optimierte Transportwege wächst die Welt immer mehr zusammen. Die Globalisierung spielt mittlerweile auch für kleinere und mittlere Unternehmen eine Rolle. In langfristigen Strategien sollten deshalb auch internationale Absatzmärkte berücksichtigt werden. Oftmals stellen Verkaufsplattformen im Ausland Barrieren für Unternehmen dar. Zum einen sind Fremdsprachen natürliche Hürden, zum anderen bleibt das Problem, sich mit unbekannten Vertriebskanälen auseinandersetzen zu müssen. Verschiedene PIM-Systeme sind speziell auf diese Szenarien vorbereitet. Es gibt Module für das Sprachenmanagement und zum Teil ist eine automatische Übersetzung möglich. Ebenfalls bieten die meisten Systeme Schnittstellen zu den bekanntesten Verkaufsplattformen der ganzen Welt. Auf diese Weise werden Produktinformationen problemlos in andere Sprachen übersetzt und auf Verkaufsplattformen in andere Ländern übertragen.
EIN PIM-SYSTEM INTEGRIEREN: HERAUSFORDERUNGEN UND LÖSUNGEN
Unternehmen scheuen oft den Schritt, das Produktinformationsmanagement drastisch zu verändern. Es handelt sich immerhin um Eingriffe ins Kerngeschäft. Vielfach werden Bedenken geäußert, da es für die Mitarbeiter eine Umgewöhnungsphase gibt. Jedoch bieten solche Plattformen viele Chancen und Vorteile, die die Risiken bei weitem überwiegen. Die Risiken werden weiter minimiert, wenn solche Systemveränderungen von einem professionellen Dienstleister begleitet oder komplett übernommen werden. GAL Digital ist mit solchen Systemintegrationen vertraut. Die Digitalagentur betreut und begleitet Unternehmen aus verschiedensten Branchen bei der Integration von PIM-Systemen wie Pimcore. Mit einem solchen System ist es möglich, Herr über die eigenen Daten zu werden. Die komplette Verwaltung der Produktdaten ist dann zentral gespeichert und gut strukturiert. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt auf und erfahren Sie, wie ein PIM-System in Ihrem Unternehmen aussehen könnte.